Tarkastellaanpa aluksi interpersoonallista viestintää, jota toteutetaan yksilöiden ja yhteisöjen tai molempien välillä ristiin. Siinä tuodaan peliin paitsi informaatio sisältö myös persoonaa, piilomerkityksiä, tunteita ja ideologioita. Siksi viesti voikin värittyä ja vääristyä, jolloin se saa aikaan mahdollisesti jopa vastakkaisen reaktion, kuin viestin lähettäjän tarkoituksena oli. Ikävää. Viestinnän perusideana on siis tiedon siirto, mutta kuten tiedetään tieto on myös valtaa ja niinpä viestintää voidaan käyttää paitsi avoimuutta lisäävänä tekijänä myös erilaisten valta-asetelmien pönkittämiseen. Tiedon jakamisella tai jakamatta jättämisellä voi olla monenlaisia merkityksiä niin yksilöille kuin yhteisöillekkin.
Viestinnässä olennaisena osana on siis muotoilla välittäjäaine, korjaan viesti, sellaiseksi, että vastaanottaja ymmärtää sen juuri oikealla tavalla ja vaste viestiin on sellainen kuin lähettäjä sen haluaa olevan. Tällöin ei aina riitä pelkkä informaation lähettäminen vaan sisältö olisi muotoiltava sellaiseksi, että vastaanottaja kokee viestin sisällön positiivisena ja motivoivana. Näinpä viestintää voidaan pitää kahdensuuntaisena toimintana, josta viestin lähettäjä odottaa saavansa (positiivisen) palautteen. Se voi olla työyhteisössä toiminnan tehostuminen, mainonnassa ja markkinoinnissa myynnin kasvu, yksittäiselle henkilölle osoitettuna tieto-taidon lisääntyminen tai muu vastaava. Se millaiseksi viestin sisältö luodaan on siis paljolti kiinni siitä kenelle se on suunnattu. Jos viestitään mainonnan keinoin suurelle massalle, ei haittaa vaikka kaikki viestin vastaanottajat eivät motivoituisi yhtä paljon.
Ihanteellista olisi, että tämä viestintä samassa organisaatiossa olisi yhdenmukaista, joka tukisi organisaation ydintoiminnan ylläpitämistä ja kehittämistä. Kokemusten pohjalta on havaittavissa; mitä hierarkisempi organisaatio sitä hajanaisempaa ja heikompilaatuista viestintä on ollut. Esimerkiksi massaviestintä johdon puolelta on monesti varsin negatiivista, epämotivoivaa, epäjohdonmukaista ja joskus jopa syyllistävää. Useasti viestit ovat sisältäneet ristiriitaisia merkityksiä ja ovat käsitteellisesti aivan päin vastaisia, joka on merkkinä siitä, että organisaatiolla ei ole vakiintunutta käsitteistöä. Nämä viestit ovat usein ns. aivovuotoa, jolloin sisältöä (tai oikeinkirjoitusta) ei ole mietitty ja tarkastettu missään vaiheessa prosessia. Persoonalla on suuri vaikutus viestintään varsinkin kun se tapahtuu ns. face-to-face eli kasvokkain. Tällöin korostuvat muutkin asiat kuin pelkät sanavalinnat. Äänen painot ja äänen sävy, eleet ja ilmeet, muu kehonkieli kuten asennot viestivät paljon lisää ja voivat joko tukea viestin sisältöä viestiä aivan päin vastaista. Mitä suurempi ero yksilöiden tai yhteisöjen välillä on hierarkiassa, sitä muodollisempaa viestintä on. Kun viestitään samalla hierarkiatasolla tai samassa yksikössä olevien yksilöiden välillä, viestintä on paljon monipuolisempaa ja avoimempaa kuin hierarkiatasojen välillä. Vaikka tilaisuus olisi vapaamuotoinenkin, tämä viestinnän sanomaton sääntö näyttää usein pätevän.
lubricative management 